スムーズなシステムの引継ぎを実現させるためのポイント

システム管理体制の変更では、誰が引き継いでも問題なく運用できるように、作業内容はもちろん重要項目についてしっかりと記載した引き継ぎ書の作成が必要。必要な項目を漏らさずピックアップし、ポイントを押さえた内容になるように作成します。

また、前任者にとっては当たり前の事が、新任者にとっても同じだとは限りません。客観的に業務を見直し、リストアップしまとめる慎重さが必要です。場合によっては課題が見つかるなど、ブラッシュアップのきっかけにもなります。

システムの引継ぎに必要な項目

社内で運用しているシステムの管理体制を変える事は、そう簡単なものではない実情があります。しかも、新しい管理体制が、前管理体制と必ずしも同じレベルであるとは限りません。システムは会社の根幹に関わる大事な部分になるため、誰が担当しても同じレベルで運用できるように、引き継ぎ書などのマニュアルは徹底して作成する必要があります。

ここでは、スムーズなシステムの引継ぎを実現するための必要項目やポイントなどを紹介しています。引継ぎを検討している方や引継ぎ予定がある方はぜひ参考にしてください。

システムの引継ぎ資料のポイント

システムの引継ぎ資料の作成では、単に作業内容を記載すればいいわけではありません。なぜそのシステムを導入しているのか、その理由と背景、目的なども記載することで、担当者が変わった後に変更やトラブルがおきても、当初の目的にそった対応をとることができます。また、システム関係者を一覧化しておくと、資料だけではわからない事、不具合が起こった時に聞ける人がいて安心です。

ここでは、引き継ぎ書に記載しておきたい項目やポイントについて紹介しています。引き継ぎ資料を用意しておくと、スムーズな引継ぎが実現できる可能性が高まります。

スムーズな引継ぎに重要な事前準備について

システムをスムーズに引き継ぐには、事前の準備がとても大切です。たとえば、使われている開発言語やシステム・サーバーのバージョンを確認したり、ソースコード一式を整理したり、できるだけ詳しいドキュメントをそろえておくなど、いくつかのポイントがあります。

こうした準備をきちんと行っておくことで、引き継ぎ作業をスムーズに進められます。まずは、何を準備すればよいのかをしっかり把握しておきましょう。

コミュニケーションと知識共有について

システム引継ぎでは、前任者と後任者がコミュニケーションを取り、知識を共有することが重要です。ナレッジベースを構築し、コミュニケーションツールを利用することで効率的に知識を共有できます。

ただし、資料を用意するだけでは引継ぎに漏れが出る恐れもあります。直接対話してコミュニケーションを取ることで信頼関係を築き、疑問点を解消してより理解を深めるように進めましょう。

スムーズな引継ぎにはフォロー期間の設定が必要

システムの引き継ぎを行う場合には、「フォロー期間」の設定が重要です。一般的には1週間から1ヶ月程度で設定されることが多いですが、業務の難易度や新しい担当者の経験などの条件を考慮し、柔軟に設定します。

また、引き継ぎにあたって質問や相談を受け付けられる体制を整え、新担当者が質問・疑問をすぐに解決できるようにしておくことも大切です。ここでは、質問しやすい雰囲気を作ることと、前任者からも積極的に声をかけることも重要です。

他社システム引継ぎにおける契約・権利について

通常システムは開発から運用・保守までを開発元がおこないますが、さまざまな事情によって運用・保守を開発元とは別の企業に委託する場合があります。その場合にはさまざまな点に注意する必要がありますが、中でも契約内容と権利関係には気を付けなければいけません。トラブルを防止するために、システムの権利の帰属、利用が制限などについてきちんと契約で明文化しておきましょう。

他社システムの引継ぎで予期せぬトラブルを防ぐためには？

他社システムの引継ぎにおいては予期せぬトラブルが発生する可能性があります。トラブル発生時の対応も重要ですが、トラブルが起きないように、しっかり事前準備することも必要です。詳細な現状分析と情報整理や引継ぎ資料・マニュアル整備、担当者や関係者とのコミュニケーション強化、セキュリティ・アクセス管理の徹底など、やるべきことをきちんとやることによりスムーズにシステムを引継ぎましょう。

他社システム引継ぎにおける理解度確認の重要性

他社システムの引継ぎでは、後任者の理解度を客観的に確認し、不足を補うことが重要です。理解度の把握方法には、実務シナリオテストで即戦力を見極める方法、筆記・口頭テストで基礎知識を確認する方法などがあります。チェックリストで段階的な進捗を管理し、フォローアップで定着を支援することも大切です。定量指標を用いた評価も組み合わせることで、多角的に理解度を把握し、確実で安定した業務運用を長期的に維持できます。

他社システム引継ぎのスケジュールと進め方

他社システムの引き継ぎを行う場合には、どのような流れで作業が進められていくのかというスケジュールをあらかじめ知っておくことも大切です。実際に引き継ぎを行う際には、まずは必要書類の用意と現場の把握から行っていきますが、書類が不足している、システムに関する情報が足りていないなどの場合には引き継ぎスケジュールが遅れてしまう原因となる可能性もあることから、事前の準備からしっかりと行っていくことが大切であるといえます。

システム引継ぎのマニュアル整備

システムの引き継ぎを行う場合、ドキュメント内容が断片的で全体像を把握できない、システムの仕様書が手元にない、ベンダーとの情報共有が間に合わないなど、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。このような場合、マニュアルをしっかりと整備しておくことで引き継ぎ精度を高めることができます。ここでのポイントは、「次の担当者が迷わず運用を行える」内容のマニュアルとすること。また、手順の目的や背景について記載を行い、思考プロセスを伝えられる内容にするのもおすすめです。