他社システムの引継ぎで予期せぬトラブルを防ぐためには？
他社システムを引き継ぐ際には、予期せぬトラブルが発生する可能性があります。このページではそのようなトラブルを避けるための事前準備について詳しく紹介・解説していきます。ぜひ参考にしてください。
予期せぬトラブルを防ぐための事前準備
予期せぬトラブルが発生した場合には、その対応法は非常に重要ですが、そのようなトラブルが発生しないようにしっかりと準備しておくことも重要です。ここでは予期せぬトラブルが発生しないよう、対処しておきたい準備について紹介・解説していきます。
詳細な現状分析と情報整理
他社システムの引継ぎを円滑に進めるためには詳細かつ精緻な現状把握が欠かせません。具体的には現行システムにおける機能や性能、課題、運用実績、改修履歴などを徹底的に洗い出してドキュメント化することになります。ほかにもシステムの開発言語は何を用いているのか、システムやサーバーのバージョンは何か、使用しているミドルウェアは何か、外部連携の有無、ソース一式の洗い出しなど技術的・専門的な面も含めた情報整理を行うことが必要不可欠です。
引継ぎ資料・マニュアルの整備
引継ぎを進めるために度々見返すことになる引継ぎ資料やマニュアルもきちんと整備しておく必要があります。内容としてはシステムに関する仕様書や運用手順書のほか、トラブルシューティングなどといったドキュメントを網羅的に準備する必要があります。ソースコードや設定ファイル、データベース構造などの技術資料も同様に準備する必要がありますし、マニュアルは画像や図も活用し誰が見てもわかりやすいようにしておくことも重要です。
担当者・関係者の明確化とコミュニケーション
現状整理や状況把握、仕様書・マニュアルの準備などと同じように重要なことが担当者・関係者間におけるコミュニケーションです。担当者のポジションと役割を明確にしておかなければスムーズに引継ぎを進めることができません。直接対話やハンズオンでノウハウの伝達を行うとともに、業務の流れや運用現場における課題なども現場担当者と確認します。このコミュニケーションは一時的なものではなく、プロジェクト進行中は継続的に意識する必要があります。
セキュリティ・アクセス管理の徹底
システム引継ぎにおいてはセキュリティ対策も非常に重要な要素です。すべての管理者パスワードは安全な方法で引き継ぐ必要があるほか、セキュリティプラグインの導入などによって脆弱性も最小限に抑える必要があります。引継ぎを進めるにあたっては情報共有ツールをうまく活用しながら、重要な情報を適切に管理・共有する必要があります。場合によってはセキュリティ設定の見直しも行うなど、アクセス権限の管理にも細心の注意を払いましょう。
データ移行・テストの実施
データの形式や構造などを事前に調査し、テスト環境において移行作業のリハーサルを行ったり、新システムにおいての動作確認や性能テストなども十分に行い、問題点の洗い出しを行う必要もあります。システムの引継ぎは作業が終了したら完了ではなく、正しく移行が完了したことを確認する必要がありますので、事後的な確認も欠かさず行うようにしましょう。すべての作業が完了し、かつ以降のシステム運用にも問題ないことが確認できてはじめてシステムの引継ぎは完了になります。
事前準備を万全に
トラブルなく引き継ぎを進めるためにはしっかりとした準備が欠かせません。このページで紹介した事前準備をしっかりと行い、予期せぬトラブル防止に努めましょう。ここで紹介したような事前準備のほかにもスケジュール管理やリスク管理、サポート体制、トラブル対応策の準備などできることはまだまだあります。
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