スムーズな引継ぎにはフォロー期間の設定が必要
こちらの記事では、システムの引き継ぎを行う際のフォロー期間の設定について解説しています。どのくらいの期間を目安とするべきか、具体的にどのようなサポートを行うのかなど、ポイントをまとめています。これからシステムの引き継ぎを行う場合には、ぜひこちらの記事を参考にしてください。
フォロー期間の設定ポイント
フォロー期間を設定する際には、いくつかポイントがあります。ここでは、「期間の目安と調整」「具体的なサポート内容」「心理的な安心感の提供」「スケジュールへの組み込み」「連絡先・相談窓口の明確化」の順に解説していきます。
期間の目安と調整
システムの引き継ぎを行う場合、フォロー期間は1週間から1ヶ月と設定するケースが一般的となっていますが、この部分については「業務の難易度」や「新しい担当者の経験」などの状況に合わせて柔軟に設定することが大切です。
もし複雑なシステムや業務の引き継ぎを行う場合については、3ヶ月程度の長期フォローアップ期間を設けるケースもあります。
具体的なサポート内容
引き継ぎにおける具体的なサポート内容としては、まず質問や相談を受け付ける体制を整えることが必要で、例えばチャットやメールの使用や、定例ミーティングなどで、引き継ぎを行う中で出てきた疑問・相談などに対応します。また、実際の業務を一緒に行っていくOJT（On-the-Job Training）や、現場への同行も有効です。
また、単に業務を教えるだけではなく、過去のトラブル事例やケーススタディについての共有など、実際の業務に即した知識の補強も行っていくことで、スムーズな引き継ぎにつながります。
心理的な安心感の提供
折角質問や相談ができる体制を作ったとしても、新担当者が「相談しにくい」と感じてしまっては意味がありません。疑問や不安を感じたときに、早期に解消できるようにするためにも、フォロー期間は新担当者が質問をしやすい雰囲気づくりを行うことが大切です。また、質問や相談が来たときにだけ対応するのではなく、前任者から積極的に声をかけることも効果的です。この部分を意識することで、より相談しやすい雰囲気をつくることができます。
スケジュールへの組み込み
システムをスムーズに引き継ぐには、引き継ぎを開始する前にまずはスケジュールを立てておくことが必要です。このとき、引き継ぎ事項を全て洗い出し、引き継ぎの開始日と完了日の設定を行います。
ここで重要になってくるのが、フォロー期間も引き継ぎスケジュールに組み込んでおくということです。さらに、このスケジュールはあらかじめ関係者間で合意をしておくことも大切です。
連絡先・相談窓口の明確化
引き継ぎを行う際には、連絡先や相談窓口を明確にしておくことも重要です。「どこに連絡すればよいか」「どこに相談すれば良いか」という点をあらかじめはっきりとさせておくと、スムーズなやりとりにもつながっていきます。
また連絡先・相談先が明確になっていると、新担当者は業務に対して自信を持って取り組めるようになるため、業務品質や効率の意地にもつながっていきますし、引き継ぎ直後のトラブルやミスを未然に防ぐこともできるようになります。
フォロー期間の設定と、連絡先や相談窓口を明確に
システムの引き継ぎを行う場合、引き継ぎを行った後の業務定着やトラブルを防止するためにも、フォロー期間は不可欠です。このフォロー期間を設定し、スムーズに引き継ぎができるように体制を整えておくことが大切です。
フォロー期間やサポート内容については、引き継ぎを行う業務の性質や新しい担当者の状況に合わせて柔軟に設定し、質問や相談がしやすい環境と、明確な連絡体制を構築しておくことがスムーズな引き継ぎを行うために重要です。
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