コミュニケーションと知識共有について
システムの引継ぎにはドキュメントやマニュアルだけでなく、コミュニケーションも重要となります。ここでは、システム引継ぎでどのように知識共有を行えば良いのか、具体的な方法を紹介します。
他社システムの引継ぎにおけるコミュニケーションと知識共有とは
他社システムの引継ぎを別会社に依頼したり自社で行ったりするとき、ソースやその所有権をシステム会社が保有していることで引継ぎがスムーズにいかないことがあります。だからこそ、コミュニケーションと知識共有が重要となってくるのです。この記事では、できるだけ引継ぎをスムーズに行うための連携方法について解説します。
現行担当者との対話
まず大切なのは現行担当者としっかり対話を行って業務内容を共有することです。資料やマニュアルを渡すだけでなく、対話をして疑問を解消しながら一方的ではない引継ぎを行いましょう。
また、当事者同士だけでなく、引継ぎの情報をチーム全体で共有することも重要です。スムーズな引継ぎを行うためには、関係者への連絡、定期的な打ち合わせといったコミュニケーションも大切です。
ドキュメントと口頭説明の併用
システム引継ぎでは、ドキュメントを整理しておくことが大切です。基本的な情報や手順をまとめておくことで伝え忘れることを防げます。
ドキュメントと併用して口頭での説明もしっかり行いましょう。後任者の理解度に合わせて説明し、ドキュメントだけで分からない部分も理解を深めることができます。コミュニケーションをとって直接説明することで、信頼関係も築けます。
口頭説明では言葉で説明するだけでなく、システムを実際に動かすシステムデモンストレーションや、後任者に実際手を動かして学ぶハンズオンセッションの実施も取り入れましょう。
コミュニケーションツールの効果的利用
知識を効率よく共有するためには、専用ツールやデジタルコミュニケーションツールを利用することもおすすめです。
従業員の中で情報交換が手軽にできますし、テキストだけでなく画像や動画なども容易に共有可能です。属人化を防ぎ、組織全体で効率性を高めることができます。リアルタイムで情報を共有しながら確認できるため、時間や場所問わず効率的な知識共有ができるのはコミュニケーションツールの魅力です。
ナレッジベースの構築
ナレッジのデータベースを作れば、企業のナレッジが一元管理できます。
- 引継ぎマニュアル
- FAQ
- ケーススタディ
- 用語集
- システムの操作手順、設定方法
必要な情報をまとめておけば、担当者が時間や場所問わず必要な除法を探せるため、引継ぎ時間を短縮できますしノウハウが可視化して属人化も防ぐことができます。
大きな会社で部署間でのコミュニケーションが難しい場合でも、ナレッジベースを構築することで社内の様子が把握しやすくなります。
コミュニケーションを十分行うことで正確なシステム引継ぎが可能になる
システム引継ぎは、後任者にマニュアルなどのドキュメントを渡すだけでは不十分です。しっかり対話をすること、実際にシステムを動かしてみること、そしてコミュニケーションツールやナレッジベースを活用して効率よく必要な情報を確認できるようにすることを心がけましょう。
システム引継ぎは属人化すると組織としての生産性を高めることができません。後任者に十分なサポートを行い、必要な情報を漏れなく伝えることが引継ぎ成功のポイントとなります。
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