システムの引継ぎに必要な項目
システム運営の引継ぎは口頭で簡単にできるものではなく、様々なケースを想定した引き継ぎ書が必要です。ここでは、システム運営の引継ぎに必要な作業と、スムーズな引継ぎを可能にするポイントについて紹介しています。
システムの引継ぎとは？
担当者の退職や移動、新しい外注先への委託の必要性など、社内で運用しているシステムの管理体制が変わる際におこなうシステム業務の引継ぎ作業のことです。システムについて把握していないと引継ぎがうまくおこなわれず、トラブルの原因になることもあります。
システムの引継ぎに必要な項目
引継ぎ先の確保
システムの管理を誰が引き継ぐのか、部署もしくは委託先の会社単位で考えるのではなく、誰が引き継ぐのかメインとなる担当者を明確にしておきます。また、システム運用に関連するメンバーは社内・社外と合わせて連絡先をまとめておくと安心です。
引継ぎ内容の選定
システム運営に必要な業務内容をまとめ、不要な項目や対応が難しい項目などがないか確認します。システム監視やアップデート対応、サーバー管理、不具合の修正・復旧などはできるだけ詳細にまとめておきます。
計画
引継ぎ内容をまとめたら、継続していく業務と一時的な業務とに分けます。そのうえで、引継ぎに必要な日程をスケジューリング。完了日が決まっているのであれば、その日から逆算して打ち合わせや作業時間を確保します。
引き継ぎ書に記載する項目の精査
引き継ぎ書は後任者が問題なく業務を遂行できるようにするためのものです。誰でも問題なく取り組めるように、引き継ぎ書に記載する項目はしっかりと精査。慣れている業務だけに意識せずに省略してしまう事もあるため、抜けや漏れがないかチェックします。
スムーズな引継ぎのポイント
マニュアルに図表を活用
言葉では伝わりにくい部分は、図や写真を使用するとわかりやすいです。図表は一目で頭に入りやすく、スムーズな理解に繋げる事ができます。特に、多忙な業務の中の短い時間で引継ぎを完了させなければならない時には効果的です。
質問先の設定
前担当者にとっては当たり前の事も、新担当者には理解が追い付かない、わからない事が出てくるかもしれません。疑問が生じた場合の質問や相談先を設定し、不明点を解消しやすい状態にしておくと安心です。
他社システムの引き継ぎで失敗しないためには？
急な担当者の退職、開発会社の撤退、古いシステムの改修...
スムーズな引継ぎを行うためには、開発状況に合わせた引継ぎ会社に依頼するのがおすすめです。
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