システムの引継ぎ資料のポイント
システムの移動では引継ぎ書が必要不可欠で、単に業務内容を羅列すればいいというものではありません。ここでは、引継ぎ書の作り方のポイントを紹介しています。
システムの引継ぎは資料の作成が
必要
システムの引継ぎでは、運用状況と管理体制についてまとめた引継ぎ資料の作成は欠かせません。また、引継ぎ資料は後任者の理解を促すだけでなく、ドキュメントの洗い出しによる業務整理にもなり、組織全体の生産性を高めることにもつながります。
引継ぎ資料の記載が必要な
内容とポイント
引継ぎ資料の作成では、すべての業務を順にリストアップ。以下の項目をまとめるといいです。また、通常業務だけでなく一時的な業務と分けてまとめると次の担当者も混乱することなくスムーズに対応できます。
システムの概要・業務目的・要件
そもそもなぜ必要なシステムなのか、何のためにおこなっているのか、システムの概要や業務目的・要件を記載します。業務の目的や要件を把握することで、日々の業務の遂行だけでなく、必要な改善策をとることができます。
システムの導入目的
運用・管理しているシステムが、どのような目的をもって導入されているのか、その目的をしっかりと明記しておきます。システムの導入目的がはっきりしていると、目先の対応や指示に振り回されることもありません。
社内外の関係者の一覧
社内だけでなく社外も含め、システム業務の関係者は一覧化しておきます。システム仕様の確認や、業務で不明点あるいはトラブルが起こった場合に適切な対応が取りやすくなります。また、いざという時の相談先があれば後任者も安心して業務に取り組めます。
業務の流れや手順
業務の流れや作業内容だけでなく、なぜその業務が必要なのか、他の業務とのつながりなども合わせて記載するといいです。また、慣れている方からみると当たり前のことでも、初めての方にはそうではないので、詳細に記載するように心がけます。
課題やトラブルの現状と対応方法
システム運用において課題が残されている場合、その内容やこれまでの取り組み、優先度などを交えて記載します。また、トラブルについても同様で、関係者への接し方など事細かく記載し担当者が困らないようにします。
引継ぎ資料だけに頼らず
コミュニケーションが必要
引継ぎは書面で伝えるだけでなく、後任者・関係者の双方の間に立ち、その仲を仲介する事も必要です。後任者と関係者の顔合わせの場を設定しコミュニケーションをとることで、引継ぎもスムーズになります。
他社システムの引き継ぎで失敗しないためには？
急な担当者の退職、開発会社の撤退、古いシステムの改修...
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