システム引継ぎのマニュアル整備
こちらの記事では、システム引き継ぎにおけるマニュアル整備について解説しています。なぜシステムの引き継ぎが重要なのか、スムーズに進めるにはどうしたら良いのかといった点をまとめました。
なぜシステム引継ぎが重要なのか
システムの引き継ぎは、業務の継続性を確保し、組織全体の生産性を維持するために必要なものです。もし引き継ぎが不十分である場合には、ノウハウの喪失は品質の低下など、さまざまなトラブルにつながっていく可能性があります。
以上の点から、引き継ぎをスムーズに行うために十分な準備をして取り組むことが大切です。
引継ぎで起こりがちな課題
引き継ぎを行う際には、さまざまな問題が発生する可能性があります。
例えば、ドキュメントの内容が断片的になっており、運用ルールの全体像を把握できないといった状況や、属人化が起こっており担当者しかわからない設定やスクリプトが存在するという課題が発生することもあります。
また、他社にて構築を行ったシステムの仕様書が手元になく不明な部分がある、旧ベンダーとの契約終了となる前に情報共有が間に合わないといったような問題が発生するケースが多いといえます。
スムーズなシステム引継ぎの手順
システムの引き継ぎをスムーズに進めていくには、下記で紹介する手順のように進めていくと良いでしょう。箇条書きで順序を説明していきますのでこれからシステムの引き継ぎを行う場合などには、ぜひ参考にしながら進めてみてください。
- 現状を把握する
現在利用しているシステムの構成や利用範囲、運用担当者の役割について整理をしておく
- ドキュメント化を行う
設定手順・バックアップ方法・更新ルールなどを明文化してわかりやすい状態にする
- 検証環境での動作確認を行う
引継ぎ先がマニュアル通りに再現できるかどうか、検証環境でチェックを行う
- 運用教育を行う
操作担当者を対象としたトレーニングを実施する、不明点を解決できるように質疑対応の場を設定する
- サポート体制の整備を行う
引継ぎ後の一定期間、旧担当者または専門業者による支援を用意し、問題なく運用ができるようにサポートする
マニュアル整備で引継ぎ精度を高める
マニュアルをしっかりと整備しておくことによって、引き継ぎ精度を高めることができます。
これは、マニュアルは単なる操作手順書なのではなく「次の担当者が迷わず運用を再現するための仕組み」であるためです。文字情報のみで記載するのではなく、スクリーンショットや設定画面のキャプチャなども含めてビジュアル化することで、よりわかりやすい内容にできます。
また、マニュアルには手順の目的や背景についても記載して思考プロセスを伝えることや、更新履歴や修正担当者をマニュアルに明記して属人化を防いでいくことも大切です。さらに、マニュアルを整備するときには、ワードやエクセルで作成してローカルに保存しておくのではなく、クラウドで共有・更新が行える仕組みを作ることがおすすめです。
このような運用マニュアルの整備は後手に回りがちではあるものの、引き継ぎを前提とした文書管理を行なっていくことが、長期的な安定運用につながっていきます。
他社システムの引継ぎは専門会社への依頼が安心
他社システムの引き継ぎを行うにあたり、自社で仕様を解析しようとすると長い時間がかかることに加えてリスクも伴います。そこで有効な選択肢としては、他社が開発したシステムの引き継ぎ支援を専門的に手がけているサービス会社に依頼する、というものです。専門に対応している会社であれば、さまざまなノウハウを活用することによって引き継ぎをスムーズに進めてくれます。
引き継ぎを行う場合には準備が重要
他社システムの引き継ぎを行う場合における、マニュアルの重要性についてまとめてきました。システムの引き継ぎを行うにあたっては、「トラブルを防ぐための準備」が全てといっても過言ではありません。そのため、引き継ぎを専門的に行なっているサービス会社に相談することによって、抜け・漏れのない引き継ぎ計画を立案し、不安なく次のフェーズに進むことができるよう体制を整えていきましょう。
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