運用の引継ぎポイント
システム運用の担当の変更では、自社内のスタッフだけでなく専門会社に任せる方法もあります。ここでは、システム運用の引継ぎにおけるポイントを紹介しています。
システム運用の引継ぎパターン
外部に委託する場合
効率的で簡単な方法の一つが、システムの引継ぎを専門にする業者への依頼です。専門家として無駄のない、依頼側にかかる労力が少ない形で引継ぎ作業を完了してくれます。ただ、手間がかかる作業を外注するので費用がかかります。
社内の新担当者に引き継ぐ場合
社内でシステム運用担当者を変更する場合、前任者が異動などで社内にいる場合は、いつでも相談ができるといった安心感があります。引継ぎも余裕をもっておこなえるでしょう。ただ、退職の場合では、引き継ぎ書をしっかりと残しておく必要があります。
システム運用の引継ぎポイント
引継ぎプロセスを押さえる
手当たり次第、思い付きで説明すると業務の把握が難しくなります。引き継ぐ担当者を明確にし、問題なく新任者が引継げるように内容の選定や項目の精査、引継ぎにかかる日程などのスケジューリングといった基本のプロセスをしっかりと押さえて取り組みます。
引継ぎされる側の視点に立って引き継ぐ
前任者にとって当たり前な事でも、新任者にとっては未知なる業務です。引き継ぎ書の作成では「知っているだろう」ではなく「知らないかもしれない」といった視点でまとめるようにします。また、実際のシステムを操作しながらの引継ぎも有効です。
引継ぎ資料は完ぺきではないことを
理解する
各機能や操作方法、トラブル対応など、システム運用に関するすべてを完全に説明することは難しいです。システムでは予期せぬ動きが起こる事もあるので、引き継ぎ書だけでなく、実際の運用作業から理解を深めていくことも大切です。
不明点の相談経路を決めておく
引き継ぎ書や実際の運用をおこないながら説明をしたとしても、何が起こるかわからないのがシステム現場です。システムに精通している社内スタッフを選定し、質問や相談できる窓口にしておくと安心です。また、より効率的に理解を深めることができます。
他社システムの引き継ぎで失敗しないためには？
急な担当者の退職、開発会社の撤退、古いシステムの改修...
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システムの引継ぎ・外部委託するメリット
システム運用の引継ぎを専門会社に外部委託することで、豊富な経験と標準化されたプロセスを活用し、引継ぎ作業の効率化とリスク低減が図れます。専門家によるドキュメント作成や操作ポイントの整理、スケジュール管理により、業務プロセスの抜け漏れを防ぎつつ短期間での立ち上げが可能です。一方、社内新担当者への引継ぎでは、前任者との継続的コミュニケーションと十分な引継ぎ資料があれば安心ですが、退職等で説明機会が失われると大きな混乱を招くリスクがあります。
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特徴❶：ドキュメント不要！ソース解析のプロがブラックボックスを解明
フェアシステムの強みは、Webシステムのトラブル時の引継ぎに特化している点です。高度なソースコード解析能力を持つプログラマーが、操作マニュアルやデータベース定義書などのドキュメントが一切ない状態からでも対応可能。
PHPやJava、.netなど複数言語に対応できる専任プログラマーが常に10名以上在籍しており、他社で断られてしまった複雑なシステムでも、柔軟かつ確実な引継ぎを実現します。
特徴❷：最短3時間の超スピード診断と安心の日本人ワンストップ対応
プロジェクトの停滞はビジネスの致命傷になりかねません。フェアシステムは、お問い合わせから最短3時間で初期診断を報告、さらに設計提案まで最短3日という抜群のスピード対応が可能です。
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他社システム引継ぎ事例・口コミ評判
ソースの読解を駆使して
引継ぎを実現
開発及び製品の保守をしていたパッケージベンダーが完全に中止となり、他の企業にて保守を行っていたがそれも完全に撤退となりました。保守が切れていたためシステム部分は難航したが、機能に関しては先方担当者の指示とソースの読解で引継ぎが完了。追加作業にも対応できました。
未完成サイトの引継ぎを
完成まで導く
Webサイトのリニューアルを委託した業者が、構築の途中から対応が鈍くなり、一向に前に進まなくなったため、フェアシステムに引継ぎを依頼した事例です。その結果、第一段階で出来ていなかったことを、第二段階でほぼ実現。その後月1回のペースで更新を行っています。
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まとめ
運用引継ぎを成功させるには、①引継ぎプロセスを明確化し日程と担当範囲を定義、②新任者視点で「知らないかもしれない」項目を丁寧に文書化、③ドキュメントだけでなく実作業で理解を深めるハンズオン、④不明点の相談窓口を事前設定、の４点を押さえることが重要です。専門パートナーを活用すれば、これらのポイントを一貫してサポートし、安定した運用継続を実現できます。
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